El proyecto que tengamos puede ser muy bueno, pero tenemos que venderlo bien, de lo contrario se puede quedar sin ser aprobado por la audiencia. Recordemos que la mejor venta del proyecto se conseguirá con “Una preparación larga para una corta exposición”.
Para poder convencer bien en la exposición del proyecto, debemos prepararlo antes adecuadamente, haciendo un resumen en el que se destaquen claramente los objetivos del plan o proyecto; como se apoya en los puntos fuertes y como afrontar los puntos débiles y que sistemas de control se van a seguir. Tampoco deben faltar indicadores y cifras que hagan más visible el proyecto.
Después de disponer de este resumen, debemos llevarlo a un formato tipo power point, en cuyas transparencias se reflejen las frases claves que sirvan de guía o hilo conductor al presentador y ayuden al interlocutor a visualizar el proyecto. Cronometrar el tiempo de exposición y prepararlo todo con la idea de no alargarse más de 20 minutos, previendo además un tiempo para aclaraciones o debate posterior.
En la preparación de la intervención, se debe reflexionar sobre las posibles preguntas o datos que el o los interlocutores van ha demandar y colocarse en “la piel” de los asistentes, con el fin de llevarlo todo preparado y no tener ningún sobresalto.
Antes de comenzar la exposición, debemos tener en cuenta que siempre puede ocurrir cualquier imprevisto, por lo que hay que “curarse en salud”, y tener “previstos los imprevistos”, llegar con tiempo suficiente para preparar el ordenador, el proyector, pantalla, etc.; llevar fotocopiadas las transparencias; la presentación en un pen drive además de en el ordenador; etc.
Cuando van llegando los interlocutores, tener preparada alguna intervención informal o “chascarrillo” que relaje el ambiente.
La exposición deberá seguir el guión marcado en la preparación del power point, pero con flexibilidad, contemplando la posibilidad de parar y responder a preguntas que sirvan para convencer a la audiencia. Con un adecuado tono de voz y sobre todo intentando contagiar entusiasmo y seguridad. Además es muy importante ir observando la expresión corporal de los interlocutores; sus gestos; la cara; movimientos de los brazos y manos; forma de sentarse; tics, etc. Todo ello nos irá indicando si vamos por buen camino.
El final de la presentación hay que tener preparadas algunas preguntas y respuestas que hacerse a si mismo que sirvan para preparar la intervención de la audiencia. Recordemos que no solo hay que tener un buen proyecto, sino que hay que convencer a nuestros interlocutores para poderlo llevar a la realidad.
Durante el debate final, hay que poner gran atención en las preguntas que nos hagan, “saber escuchar es imprescindible para avanzar”, y si es necesario, tomarnos unos instantes antes de responder. No esconder datos que puedan ser comprometidos, pero poner el acento en argumentos positivos del proyecto o plan.
No obstante, en ocasiones nos pueden sorprender con preguntas o datos a los que no sepamos responder. En estos casos debemos tener también preparada alguna salida, incluso reconociendo que no se sabe, pero comprometiéndose a poder dar una respuesta en breve en caso de necesidad.
Por último hay que cerrar la intervención dando las gracias por la oportunidad de haber podido prepara y exponer el proyecto y por el tiempo robado a los interlocutores que lo han escuchado. El final puede ser como dice Isabel García Méndez en un artículo publicado por la revista Emprendedores: “No quiero hacerles perder mas tiempo. Solo recordarles que éste es un proyecto sólido, fiable y destinado a convertirse en un referente en el Sector”.
Pablo Sánchez Buján
6-4-2010
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